Всего на сайте:
282 тыс. 988 статей

Главная | Право

Основные виды документов в логистике снабжения  Просмотрен 33

ТЕМА 9. ДОКУМЕНТООБОРОТ В ЛОГИСТИКЕ СНАБЖЕНИЯ

1. Основные виды документов в логистике снабжения

2. Основные виды договоров в логистике снабжения.

3. Содержание договора поставки

4. Особенности оформления договоров при закупках для государственных (муниципальных) нужд

 

Основные виды документов в логистике снабжения

Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом.

Документ - это подтверждение факта совершения операции (например, совершения покупки материальных ресурсов). Документы могут быть бумажные и электронные.

Сырье, материалы и прочие ТМЦ поступают на предприятие от поставщиков, с которыми заключается договор.

Договор - соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). Он вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения (ст. 425 ГК РФ). Заключенным договор считается только тогда, когда стороны в определенной форме согласовали все его существенные условия. По общим правилам договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной (ст. 432 ГК РФ). Договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (ст. 433 ГК РФ).

Поставщик выставляет заказчику счет на оплату, который нужен для того, чтобы уведомить бухгалтерию заказчика о том, что у их поставщика имеются ожидания по перечислению денежных средств в оплату за указанные в счете товары, работы или услуги.

Счета являются приложениями к договорам, заключенным на поставку продукции заказчикам. Они содержат номенклатуру продукции, планируемую к продаже, ее количество, стоимость и срок поставки.

Основанием для оформления поставщиком счета на оплату является наличие первичных учетных документов, подтверждающих исполнение им своей части договора: счетов-фактур, актов выполненных работ, товарных и транспортных накладных.

В бухгалтерии на основании счета оформляется платежное поручение.

Платёжное поручение — это распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, открытый в этом или другом банке.

Обычно платёжное поручение составляется в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр используется в банке плательщика для списания средств со счёта плательщика и остаётся в документах дня банка;

4-й экземпляр возвращается плательщику со штампом банка в качестве расписки о приёме платежного поручения к исполнению;

2-й и 3-й экземпляры платёжного поручения отсылаются в банк получателя платежа; при этом 2-й экземпляр служит основанием для зачисления средств на счёт получателя и остаётся в документах дня этого банка, а 3-й экземпляр прилагается к выписке из счёта получателя как основание для подтверждения банковской проводки.

Платёжные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счёте плательщика, но исполняются только при наличии достаточных средств на нём.

Бухгалтерия информирует службу снабжения (закупок) об оплате счета. После частичной или полной оплаты поставщик осуществляет отгрузку ТМЦ.

Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы.

Счет-фактура— документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Счет-фактура выставляется (направляется) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику) после окончательного приема покупателем (заказчиком) товара или услуг.

Счёт-фактура — это документ, который выдается покупателю (заказчику) с двумя целями: первая цель - зафиксировать факт, что заказ или работа выполнена. Вторая цель - подтвердить сумму выплаченного НДС для того, чтобы потом его можно было зачесть.

Накладная—документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров. Выделяют товарно-транспортные и транспортные накладные.

Товарно-транспортная накладная — документ, сопровождающий груз, предназначенный для учёта движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки транспортом. Состоит из двух разделов:

§ Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;

§ Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями-владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов и служащего для учёта транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная выписывается в нескольких экземплярах, количество зависит от формы накладной.

- первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

- второй - предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза (сдается водителем грузополучателю);

- третий (передаётся организации-владельцу автотранспорта) - служит основанием для расчетов, организация-владелец автотранспорта прилагает его к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику автотранспорта;

- четвертый (передаётся организации-владельцу автотранспорта) - прилагается к путевому листу и служит основанием для учёта транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Транспортная накладная - перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Транспортная накладная составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком.

Упаковочный лист - это один из основных товаросопроводительных документов, если отправляется большая группа товаров. В нем перечисляются виды и сорта товаров. Он оформляется на каждое товарное место.

Для получения ТМЦ и/или их доставки ответственному лицу выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению.

Наряд — документ, содержащий сведения о рас­пределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся зарплаты.

Доверенность на получение ТМЦ– это документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей по заключённому договору.

В зависимости от функций и объёма полномочий, доверенности могут быть:

- генеральная (общая) — предоставляет круг полномочий доверенному лицу на реализацию полного комплекса различных юридических действий.

- специальная – предоставляет полномочия на реализацию однородных (связанных между собой) юридических действий.

- разовая – предоставляет полномочия для реализации одного определённого вида действия.

Документ на получение ТМЦ относится к специальным видам доверенностей, так как уполномочивает ответственное лицо выполнять ряд однородных действий, то есть получать товар у поставщика.

Доверенность является подтверждением полномочий поверенного перед третьими лицами от имени доверителя. В ней также фиксируется круг определённых прав и обязанностей поверенного, что значительно минимизирует неправомерные действия с его стороны. При этом сама доверенность выдается на совершение только правомерных действий.

Экспедитор (или иное доверенное лицо заказчика) принимает ТМЦ по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам.

Коммерческие акты –это документы, составляющиеся:

- при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе;

- порче и повреждении груза;

- обнаружении груза без документов или документов без груза;

- возвращении перевозчиком похищенного груза и пр.

Претензия –это требование о добровольном устранении нарушения законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указаны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требований заявителя: срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необходимости– банковские реквизиты заявителя.

Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.

При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены Документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.

Принятые грузы доставляются и сдаются на склад предприятия. Поступление оформляется приходными ордерами, приходными накладными, актами о приемке и пр.

Приходная накладная - это документ, который применяется для учета поступления материальных ценностей от сторонних поставщиков. Она хранится на складе и используется для складского учета. Основой для создания приходных накладных являются накладные от внешних поставщиков.

Приходный ордер (форма М-4) – это первичный учетный документ, служащий для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками склада, выписывается на основании расчетных и других сопроводительных товарно-транспортных документов поставщиков.

Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.

Акт о приемке материалов (форма №М-7) - применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по количеству и качеству, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт составляется также при приемке продукции, поступившей без документов. Акт служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Лимитно-заборная карта - документ, на основании которого осуществляется списание продукции со склада. Данная форма применяется при наличии лимитов отпуска про­дукции:

• для оформления отпуска материалов, систематически потреб­ляемых при изготовлении продукции;

• для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Требование-накладная - применяется для учета движения продукции внутри организации между материально от­ветственными лицами различных структурных подразделений.

Накладная на отпуск материалов на сторону - применяется для учета отпуска продукции:

• структурным подразделениям своей, организации, располо­женным за пределами ее территории. Накладную выписывает ра­ботник структурного подразделения в двух экземплярах на осно­вании договоров, нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение про­дукции, заполненной в установленном порядке;

• сторонним организациям. Накладная оформляется отделом закупок на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя пред­приятия.

Карточка учета материалов:

• применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции;

• заполняется на каждый номенклатурный номер продукции;

• ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенк­латурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета.

 

Предыдущая статья:Примеры игр, формирующих у детей Следующая статья:Основные виды договоров в логистике снабжения.
page speed (0.0309 sec, direct)