Всего на сайте:
282 тыс. 988 статей

Главная | Автоматизация производства

Microsoft Project  Просмотрен 49

Назначение MS Project заключается в том, чтобы предоставить среду и все инструменты для разработки, представления и редактирования планов реализации проектов.

Для начала необходимо определиться с целями и жизненным циклом нового проекта. На их основе формируется перечень работ. Microsoft Project позволяет задать последовательность выполнения работ, что делает расписание более гибким, наглядным и упрощает планирование.

Для определения периодов выполнения задач Microsoft Project позволяет создавать календари и определять время начала или завершения работ, выходные и праздничные дни.

На следующем шаге необходимо описать детальный состав работ: нужно указать длительность их выполнения и последовательность (этой информацией должен располагать сам менеджер проекта). Основываясь на этих данных, Microsoft Project автоматически рассчитает даты начала и завершения работ, используя метод критического пути. Планировать сроки работ можно как начиная с некоторой точки, так и к определенной дате.

Функция «Рамки задач» поможет найти фактор (например, зависимость задачи, календарные ограничения, плановая дата или время отпуска), определяющий начальную дату задачи так, чтобы вы могли просмотреть цепочку факторов назад и найти основную причину, вызвавшую конкретную задержку.

Расчет продолжительности работ и, соответственно, сроков можно также поручить системе. Для этого нужно ввести трудоемкость работ и указать, сколько для них мы готовы выделить исполнителей.

Второй важный элемент планирования – ресурсы, используемые в работах проекта. Microsoft Project позволяет создавать и планировать использование в работах трех типов ресурсов:

§ трудовые – возобновляемые ресурсы: персонал и оборудование;

§ материальные – расходуемые предметы;

§ финансовые – деньги.

Трудовые ресурсы назначаются для работы в определенный период и с указанием процента их возможной занятости в проекте. В некоторые моменты трудовой ресурс (например, ценный специалист) может оказаться назначен на несколько задач одновременно или вообще не иметь возможность выйти на работу. Чтобы не возникало перегрузки ресурсов (т.е. план работ невыполним), Microsoft Project предоставляет возможность выравнивания загрузки ресурсов в проекте. Средства ресурсного планирования оптимально распределяют работы по имеющимся ресурсам, чтобы проект можно было завершить в самый короткий срок с учетом имеющихся ограничений по ресурсам. А благодаря функции многоуровневой отмены действий можно безопасно экспериментировать с различными сценариями типа «что если...».

Для каждого ресурса указывается стоимость: для трудовых это ставка оплаты за единицу времени, а для материалов – цена единицы товара. На основе этих ставок и объема использования ресурсов Microsoft Project автоматически рассчитывает стоимость каждой работы и проекта в целом. При этом пользователю доступна информация о затратах с разбивкой по периодам.

Помимо затратной части, следует знать и доходную часть проекта, а также иметь отчет о его рентабельности.

Microsoft Project позволяет считать поступление денежных средств и создавать отчет о движении денежных средств, используя специальный класс ресурсов – бюджет.

После того как календарный график работ будет спланирован и оптимизирован, Microsoft Project позволяет зафиксировать исходные значения в виде базового плана. Текущий план может меняться в ходе проекта из-за опережений и срывов сроков, замены исполнителей. А базовый план всегда позволит увидеть исходную картину и получить отчет по отклонениям.

План работ - только исходная часть: необходимо отслеживание фактических сроков выполнения работ, расходования ресурсов и постоянная проверка, или актуализация, графика. Для каждой работы Microsoft Project позволяет вводить прогресс хода выполнения; для назначения ресурса можно учитывать фактическое использование; для трудовых ресурсов можно учесть сверхурочные работы и их оплату по повышенной ставке.

На всем протяжении проекта необходимо анализировать первичные проектные данные для получения усредненной, агрегированной информации и выявления тенденций. Microsoft Project содержит большое количество метрик по разнообразным аспектам хода проекта, кроме того, можно самим создавать уникальные метрики для своего проекта, путем настройки пользовательских полей на основе формул. Графические индикаторы помогут быстро и наглядно предупредить о возникновении отклонений. Представления информации могут быть произвольно сгруппированы, отфильтрованы и отсортированы. Полученные данные можно распечатать в виде наглядных отчетов и представить руководству.

Microsoft Project обеспечивает управление ходом работ на всем жизненном цикле проекта, помогая завершить его в срок, в рамках бюджета и с надлежащим качеством.

Среди плюсов программы нужно отметить высокую, даже несколько чрезмерную, гибкость, т.е. существование большого числа настроек, что при полном изучении позволяет описать средствами MS Project практически любую возможную жизненную ситуацию. Поражает в программе также разумная организация процесса разработки проекта, т.к. она написана с использованием знакомых стандартов стратегического планирования. Хорошей чертой MS Project, впрочем, как и всех приложений MS Office, является обширная помощь, в которой можно найти ответы на многие вопросы, и стандартный инструментарий MS Office, сокращающий время адаптации к программе.

Среди минусов можно отметить нелокализованность программы для России, хотя, обладая достаточно скромными знаниями английского, можно быстро в ней разобраться.

Использовать MS Project можно рекомендовать специалистам и руководителям, занимающихся разработкой планов реализации тех или иных проектов, в том числе и в рамках стратегического планирования. С его помощью решаются многие проблемы, связанные с данной процедурой регулярного менеджмента, например, определение и корректировка нагрузки структурных подразделений в определенный период времени. Решать с помощью MS Project задачи планирования можно всем, так как программа не требует мощного аппаратного комплекса и отлично работает на персональном компьютере.

Microsoft Project обеспечивает управление ходом работ на всем жизненном цикле проекта, помогая завершить его в срок, в рамках бюджета и с надлежащим качеством.

 

 

2.2 Open Plan и другие: семейство программных пакетов Welcom

Программные пакеты, которые будут здесь рассмотрены, начали свою историю в 1983 году и наиболее известным из них в нашей стране является системаOpen Plan. Однако в настоящее время он является лишь одним из продуктов, составляющих семейство Welcom одноименной компании.

Первоначальное распространение программные продукты семейства Welcom получили на предприятиях авиакосмической и оборонной отрасли США, но впоследствии стали применяться для управления проектами в самых различных отраслях.

В настоящее время в это семейство продуктов входят:

· Open Plan – система календарного планирования и контроля, предназначенная для управления реализацией как отдельных проектов, так и сложных проектных программ в срок и в рамках бюджета;

· Cobra – система управления бюджетом проектов, позволяющая планировать и контролировать стоимость реализации проекта, а также проводить анализ и прогнозировать ход выполнения проекта на основе показателей освоенного объема;

· WelcomHome – Web-ориентированный инструмент для создания виртуального офиса проекта, позволяющий значительно повысить качество коммуникаций между членами распределенной команды при совместной работе над проектом.

Особенностью семейства продуктов Welcom является их тесная интеграция между собой, а также открытая архитектура и богатые возможности по обмену данными с другими приложениями.

Это позволяет строить эффективные системы управления проектами на предприятиях с уже сложившейся информационной инфраструктурой.

В основе подхода Welcom к построению единой системы управления проектами на предприятии лежит создание интегрированного решения. Это, в частности, подразумевает наличие единого хранилища данных проекта и доступ к этим данным из разных приложений в соответствии с правами доступа и ролью пользователя в проекте. Причем доступ возможен как в локальной сети, так и удаленно через Internet.

2.2.1 Open Plan – средство календарного планирования и контроля

Традиционно основу систем управления проектами составляет программное обеспечение (ПО) календарного планирования и контроля. В семейство Welcom входят две версии ПО календарного планирования: профессиональная - Open Plan Professional и настольная - Open Plan Desktop.

Обе версии работают с единой базой данных проекта (что означает полную совместимость по данным), обладают схожей функциональностью и интерфейсом.

Для компаний, которым необходимо управлять проектами, особый интерес представляют следующие ключевые функциональные возможности Open Plan:

· средства моделирования и оптимизации использования ресурсов в проекте;

· возможности моделирования крупных проектов;

· средства мультипроектного планирования и контроля;

· возможности настройки рабочих мест пользователей;

· открытая архитектура.

Рассмотрим некоторые из них.

Ресурсное планирование

Одной из ключевых возможностей Open Plan в качестве системы календарного планирования уровня предприятия является возможность планирования ресурсов нескольких типов (возобновляемые, расходуемые, с ограниченным сроком годности) и классов (людские, неодушевленные, финансовые), разнообразие процедур оптимизации расписания работ с учетом ограничений на ресурсы, а также возможность управлять ресурсами всей совокупности проектов компании.

Open Plan позволяет описать профиль доступности (количество единиц ресурса и временной интервал, в течение которого ресурс может использоваться для выполнения работ) имеющихся в компании ресурсов. Ресурсы можно зарезервировать для использования на определенном проекте частично, указав промежуток времени резервирования и процент загрузки ресурса на проекте, или полностью.

Важной возможностью для оптимизации использования ресурсов в проекте является наличие в системе понятия взаимозаменяемости и «квалификации ресурса». Назначая не конкретного исполнителя, а требуемую для выполнения работы квалификацию, менеджер дает Open Plan больше свободы для проведения оптимизации календарного графика в условиях ограниченности ресурсов. Система сама предложит наиболее подходящий из доступных и наименее загруженных вариантов назначения ресурсов на работы.

Ресурсы Open Plan могут быть представлены в виде иерархической структуры, и эта особенность системы широко используется на практике для автоматического составления сложных расписаний и получения разнообразной отчетности. Как и в случае с квалификациями, назначение на работу суммарного ресурса вместо конкретных исполнителей позволяет Open Plan более гибко использовать алгоритмы оптимизации составления расписаний.

Типичным практическим применением данных возможностей системы является решение задач оптимизации загрузки оборудования или квалифицированного персонала на нескольких одновременно реализуемых проектах.

Отметим, что Open Plan позволяет проводить оптимизацию не только для воспроизводимых ресурсов (оборудование, специалисты), но и для материальных (материалы, комплектующие). Open Plan предусматривает два базовых метода оптимизации календарных графиков при ресурсном планировании: ресурсное планирование при ограниченном времени и при ограниченных ресурсах. В Open Plan можно задавать и собственные правила при оптимизации выравнивания ресурсов, в том числе определять приоритетность планирования работ.

Мультипроектность

В большинстве компаний интерес к автоматизации процессов управления проектами возникает именно по причине наличия нескольких одновременно реализуемых проектов и необходимости эффективного планирования и контроля всей совокупности этих проектов. Часто в проектно-ориентированных компаниях необходимо в сжатые сроки ответить на вопросы:

· имеет ли компания достаточно ресурсов, чтобы завершить проект вовремя?

· какие участки будут наиболее критическими для успешной реализации проекта?

· может ли компания взяться за реализацию новых проектов или выполнить дополнительный объем работ по существующим проектам?

Мультипроектный режим работы подразумевает связывание нескольких отдельных проектов в рамках одного комплексного проекта или программы. Подобное связывание служит главным образом двум целям.

Во-первых, это возможность получения различной аналитической отчетности по всем проектам в масштабах компании. Если с помощью механизма назначения кодов поставить в соответствие работам проекта, например, статьи затрат, то мы легко можем получить аналитический срез всех проектов по этому показателю.

Во-вторых, это возможность создать среду для интегрированного распределенного управления большими комплексными проектами. Работы разных подпроектов внутри программы могут быть связаны между собой, что дает возможность анализировать влияние хода реализации отдельного подпроекта на другие и на программу в целом и принимать по результатам этого анализа обоснованные управленческие решения.

Открытость системы

Еще одной важной особенностью Open Plan является его открытая архитектура и возможности интеграции с различными системами предприятия (ERP и бухгалтерские системы, документооборот, нормативно-справочные БД и др.). Пакет изначально разрабатывался с учетом требований информационных систем предприятия по хранению и обмену данными.

Помимо собственного формата хранения данных, Open Plan может использовать для сохранения информации проекта популярные СУБД - Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase.

Open Plan поддерживает технологию OLE Automation, что дает возможность с минимальными усилиями создавать решения, использующие функциональные возможности пакета при вызове из внешних приложений. Кроме того, с помощью простой программы на Visual Basic можно, например, автоматизировать выполнение рутинных операций, выполнить нестандартную обработку данных проекта, создать формы ввода и корректировки информации в Open Plan.

Предыдущая статья:Размышления о роли «Маленького человека». Следующая статья:Управление бюджетом проекта с помощью Cobra
page speed (0.0301 sec, direct)