Всего на сайте:
166 тыс. 848 статей

Главная | Право

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  Просмотрен 143

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Методические указания к контрольной работе

для студентов заочной формы обучения

по направлению 38.03.02.– Менеджмент

(все профили подготовки по квалификации – бакалавр)

 

Составитель

Н. М. Друзгальская

Санкт-Петербург

 

Рецензент

О. В. Жикина

 

Методические указания включают рабочую программу дисциплины,

особенности составления и передачи деловых писем как на бумажном носителе, так и в электронном виде, методические указания и варианты заданий по выполнению контрольной работы, критерии оценки степени формирования компетенций и перечень вопросов к зачету, список использованных источников и два приложения.

Особенностью данного издания является изложение методических указаний для освоения дисциплины «Документирование управленческой деятельности» по направлению 38.03.02 – Менеджмент. Профиль подготовки по квалификации – бакалавр в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Методические указания соответствуют Федеральному государственному образовательному стандарту высшего профессионального образования третьего поколения.

 

Оригинал подготовлен составителем и издан в авторской редакции.

Подписано в печать Формат 60*841/16.

Тираж 100 экз.

www.http:// publeish.sutd.ru

 

Отпечатано в типографии ФГБОУВПО «СПГУТД»

191028, С.-Петербург, ул. Моховая, 26

 

 

Введение

 

1. Цель изучения дисциплины

Изучение терминологии, правил оформления документов, структуры документов и формирование компетенций в области документирования управленческой деятельности

2. Задачи дисциплины:

1) изучить терминологию дисциплины в соответствии с ГОСТ и нормативно-правовыми документами;

2) изучить классификацию документов, функции и требования к их составлению в соответствии с нормативно-методическим обеспечением делопроизводства;

3) показать правила оформления отдельных видов документов: привести образцы документов, отметить реквизиты и сделать вывод о юридической силе документа;

3. Сформировать общекультурные и профессиональные компетенции в процессе освоения дисциплины.

Общекультурные компетенции (ОК):

 

· Умение использовать нормативные правовые документы в своей деятельности;

· Способность осуществлять деловое общение: публичные выступления, переговоры, проведение совещаний, деловую переписку, электронные коммуникации;

· способность учитывать последствия управленческих решений и действий с позиции социальной ответственности;

Профессиональные компетенции (ПК):

 

· способность использовать основные теории мотивации, лидерства и власти для решения управленческих задач;

· способность оценивать условия и последствия принимаемых организационно-управленческих решений;

· владеть методами принятия стратегических, тактических и оперативных решений в управлении операционной (производственной) деятельностью организаций;

· Знание современных концепций организации операционной деятельности и готовность к их применению;

· Понимание основных мотивов и механизмов принятия решений органами государственного регулирования.

 

В результате освоения дисциплины студент должен знать:

  1) общие правила документирования при выполнении профессиональных функций персонала; 2) классификацию деловых документов, особенности их оформления и применения;  
уметь:   1) использовать нормативные правовые документы в своей деятельности; 2) оценивать условия и последствия принимаемых организационно-управленческих решений в области оформления деловой документации; 3) правильно оформлять основные виды документации и понимать мотивы принятия решений органами государственного регулирования;
владеть:   1) навыками делового общения в области документационного обеспечения управления деятельностью организации; 2) терминологией, технологией сбора, обработки и анализа информации для составления основных управленческих документов; 3) правилами оформления документов и методами правовой защиты управленческой документации.  
 

 

 

1. РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ

 

 

Учебный модуль 1. Нормативно-правовая база в документировании управленческой деятельности

 

Тема 1. Основные понятия и система документирования управленческой деятельности.

Тема 2. Организация работы службы документационного обеспечения управления.

 

Учебный модуль 2. Правила подготовки и оформления документации

 

Тема 3. Организационно-распорядительные документы

Тема 4. Информационно-справочные документы

Тема 5. Документы по личному составу

Тема 6. Организационно-правовые документы

 

 

Учебный модуль 3. Договоры и оформление корреспонденции по внешнеэкономической деятельности

 

Тема 7. Правила оформления договоров

Тема 8. Оформление корреспонденции по внешнеэкономической деятельности

 

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СООТВЕТСТВИИ с

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивоведение.

Термины и определения»

 

Документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Слово «Документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», способ доказательства в широком смысле слова. Определения термина «Документ» в развитии приведены в табл. 1.

 

Основные термины по документированию управленческой деятельности необходимо знать управленческому персоналу организации (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

 

Все сотрудники предприятия являются ответственными за сохранение таких качеств документа как (ИСО 15489-1-2007):

 

1) аутентичность – действительный, подлинный или соответствующий подлинному (аутентик – подлинный, оригинал, не копия);

 

2) целостность - полнота и неизменность реквизитов;

 

3) достоверность – полное и точное представление подтверждаемых операций;

 

4) пригодность для использования документов, отражающих их деятельность.

Т а б л и ц а 1 – Определение термина - ДОКУМЕНТ

Автор Определение термина  
Райзберг Б.А., Современный экономический словарь, 2007 1) деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ее обладателей, фиксирующая и удостоверяющая определенные факты, события; 2) информация, зафиксированная на материальном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске), имеющая официальный характер и подлежащая использованию или последующей обработке и передаче адресату
  ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения» Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать   Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа (автор, адрес, текст, подписи и т.д.)
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» Документ – это информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или отдельным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или в интересах их деятельности.
 

 

 

Документ является аутентичным, если он:

- соответствует установленным правилам оформления;

- был создан и отправлен лицом, уполномоченным на это;

- был создан и отправлен в то время, которое обозначено в документе.

 

Целостность документа - это полнота и неизменность. Документ должен быть защищен от несанкционированного изменения.

Достоверность - это полное и точное представление подтверждаемых операций.

Пригодность документа означает, что его можно найти, воспроизвести, интерпретировать. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены.

 

Выделяются три части документа:

- заголовочная часть (рек* с 01 по 17 и 19) – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе;

- содержательная часть (рек* 18,20 и 21) – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение;

- оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

 

Главной частью документа является содержательная часть (текс, таблица, анкета), отражающая цель и задачи документа, ради которых он был составлен.

Подготовка любого документа всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста и оформление документа – придание документу юридической силы.

 

Подготовка любого документа

 

 

Составление текста Оформление документа

 

 

Придание документу юридической силы.

(правильное оформление реквизитов)

 

3. СОСТАВ, ОПРЕДЕЛЕНИЕ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА В СООТВЕТСТВИИ С ГОСТ Р 6.30 - 2003

«УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

 

 

Состав реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 гарантирует документам юридическую силу (Приложение D). Расположение реквизитов показано на рисунке 1. Краткая характеристика реквизитов приведена ниже:

 

01 – Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О «Государственном гербе Российской Федерации". Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

 

02 – Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

 

04 – код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.

 

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН).

ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)– это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).

 

07 – код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

 

08 – наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

 

09 – справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

 

10 – наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается.

 

11 – дата документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Датой документа, является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

 

12 – регистрационный (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документасостоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.2 При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

 

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документавключает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

 

14 – место составления или издания документауказывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации". Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

 

15 – адресат. Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.

В качестве адресатамогут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

 

16 – гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

 

17 – резолюция документа- реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

 

 

18 – заголовок к тексту. Заголовок официального документа-

реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок к текстувключает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

 

19 – отметка о контроле реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

 

20 – текст документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

 

21 – отметка о наличия приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

 

22 – подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

 

23 – гриф согласования документа - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

 

24 – визы согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

25 – оттиск печати. Печать -устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск -изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печатизаверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

 

26 – отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

 

27 – отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

 

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело– реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

 

29 – отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

 

30 – идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

 

 

Рисунок 1 – Расположение основных реквизитов входящего документа

 

4. НАИМЕНОВАНИЕ, ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

 

 

Классификация переписки может производиться по различным признакам. Основные признаки и группы переписки приведены в табл. 2. Перечень признаков классификации не исчерпывается указанными основаниями деления. Виды и разновидности деловых писем представлены в табл. 3.

 

Т а б л и ц а 2 – Классификация официальной переписки

Признак Группа переписки
1. Вид связи - Деловое письмо, отправленное по почте, факсу; - Электронное письмо; - Телеграмма; - Телефонограмма
2. Территория - Внутри страны; - Международные письма
3. Место в информационном обмене - Инициативные письма; - Письма-ответы; - Письма, требующие ответа; - Письма, не требующие ответа
4. Положение в системе документооборота - Входящие; - Исходящие;
5. Композиция - Простые письма; - Сложные письма
6. Тематика писем По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, транспорта, культурного обмена и т.д.
7. Отношение к иерархии управления - Письма вышестоящих; - Письма подведомственных; - Письма сторонних организаций
8. Число адресатов - Письмо в один адрес; - Письмо в несколько адресов  
9. Количество писем от одного автора - Первичное письмо; - Вторичное письмо  
10. Правовой статус корреспондента - Письма юридическим лицам; - Письма физическим лицам; - Письма должностному лицу  
 

Т а б л и ц а 3 – Виды и разновидности деловых писем

 

Наименование писем Порядковый номер письма в задании студента
Письма, связанные с распространением информации  
Информационное письмо 
Письмо - извещение 
Письмо – приглашение 
Письмо – уведомление 
Письмо – сообщение 
Письмо – предложение 
Рекламное письмо 
Письма, связанные с обращениями по оказанию услуг и письма-ответы  
Письмо - просьба 
Письмо - заявка 
Письмо - запрос 
Письмо - заказ 
Гарантийное письмо 
Письмо – ответ 
Письмо – согласие 
Письмо – отказ 
Письмо – подтверждение 
Письмо – директивное 
Письмо – гарантийное 
Письмо - ответ на претензию 
Письмо – дополнение 
Письмо – рекламация 
Письма, связанные с выражением внимания и участия  
Письмо- поздравление 
Письмо- сопроводительное 
Письмо – рекомендательное 
Письмо – извещение 
Письмо – соболезнования 
Письмо – благодарность 
Письмо – извинение 
Письмо-напоминание 
Письмо – по случаю отъезда 
Письмо – негативного содержания 
Примечание. Структура и содержание писем приведена в статье авторов А. Ю. Чуковенкова, В. Ф. Янковая «Виды служебных писем»   
 

5. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

 

5.1 Организационно-распорядительные документы

 

Состав организационно-распорядительных документов: приказ; распоряжение; решение; указание; постановление.

 

Приказ по основной деятельности с

продольным размещением реквизитов

 

Эмблема   Федеральное государственное унитарное предприятие   «ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «АЗОВСКИЙ ОПТИКО-МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД»   ПРИКАЗ 06.11.2012 № 10 г. Азов О введении инструкции По делопроизводству     В целях совершенствования работы с документами на предприятии в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ:   1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате АО. 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.12.2012 г. 3. Всем сотрудникам с 15.12.2012 г. руководствоваться правилами работы с документами, изложенными в Инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю-референту О.Д. Амосовой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и передачу в структурные подразделения до 01.12.2012 г. 5. Контроль выполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора завода И.И. Иванова.   Приложение: на 17 л. в 1 экз.   Директор завода Зарубин Р.Н. Зарубин   Юрисконсульт Морозова М.П. Морозова 05.11.2012   Амосова О.Д. 93 16 21   В дело 10- 00 15.11.2012 Петрова И.И. Петрова

 

5.2 Информационно-справочные документы

 

Состав информационно-справочных документов:

Акт сдачи выполненных работ;

Письма;

Докладная записка;

Жалоба;

Заключение;

Объяснительная записка;

Сводка;

Справка по производственным вопросам;

Справка с места работы;

Телеграмма;

Факс;

Протокол заседания Совета;

Выписка из протокола.

АКТ

завершения работ по договору

об оказании юридических услуг

N ________ от "__«"__»____ ____ г.

 

между _____ и ________

 

город _____________

 

Далее __________________, именуем (наименование юридической фирмы, консультации)

 

"Исполнитель", в лице ___, действующий

(должность, Ф.И.О.)

 

на основании _________________, с одной стороны, и _____________,

(Устава, положения) (наименование организации)

 

именуем__ далее "Клиент", » лице __________,

(должность, Ф.И.О.)

 

действующий

на основании ____________________,с другой стороны, подписали

(Устава, положения)

 

настоящий акт о том, что в соответствии с заключенным между ними Договором

на оказание юридических услуг N ____ от "__«"__»______ ____ г.

 

Исполнителем проведена работа по _________.

_________ ___________.

 

Таким образом, Исполнитель свои обязательства по Договору выполнил полностью.

 

В соответствии с Договором, с учетом выплаченного аванса, Клиент перечисляет на расчетный счет Исполнителя сумму в размере

______________ (______) рублей в течение ________ дней после подписания настоящего акта.

 

Указанная сумма перечисляется Клиентом по реквизитам, указанным в Договоре.

Претензий по Договору стороны друг к другу не имеют.

 

 

 

Клиент Исполнитель

________________ _______________

________________ _______________

________________/________________/ ________________/_______________/

(подпись) (Ф.И.О.) (подпись) (Ф.И.О.)

 

 

М.П. М.П.

 

5.3 Документы по личному составу

 

Состав документов по личному составу:

трудовой договор;

анкета;

заявление о приеме на работу;

характеристика с места работы;

автобиография;

акт об отсутствии работника на работе;

акт приема-передачи дел;

акт о списании испорченных бланков трудовых книжек;

командировочное удостоверение;

представление о поощрении;

приказ о приеме на работу (форма № 1);

приказ о переводе на другую работу (форма № 5);

приказ о предоставлении отпуска (форма № 6);

приказ о прекращении трудового договора (форма № 8);

приказ о дисциплинарном взыскании;

протокол аттестационной комиссии;

резюме;

рекомендательное письмо.

 

 

Образец заявления приведен ниже.

 

Директору ООО "Ариэль" » А.А. Антоновой

от Б.В. Горшкова

 

Предыдущая статья:Тема. Употребление в словах буквиц «Ъ – еръ» и «Ь – ерь». Следующая статья:Заявление, Прошу принять меня на работу в производственный отдел ООО "Ари..
page speed (0.0225 sec, direct)